BPM e semplificazione delle procedure di commercio estero

Come noto, la realizzazione di un’operazione di commercio estero implica l’assolvimento di una serie di requisiti di carattere commerciale, di trasporto e regolamentare. Qualsiasi inefficienza che interviene in una qualsiasi di tali attività, genera ritardi e costi non necessari al movimento transfrontaliero delle merci, che in ultimo riducono la competitività degli operatori economici. Allo stato attuale, le principali inefficienze nei processi  di import/export riguardano i tempi di preparazione dei documenti di trasporto, l’adempimento dei requisiti amministrativi e regolamentari connessi alla realizzazione delle operazioni commerciali estere, procedure poco chiare e controlli eccessivi.

Uno dei principali meccanismi di facilitazione del commercio, che soprattutto negli ultimi anni ha acquisito una crescente popolarità,  è il Single Window. Questo strumento infatti, viene unanimemente considerato una delle principali misure di semplificazione delle operazioni di import/export e presupposto necessario per una completa dematerializzazione della documentazione di commercio estero. Perchè tuttavia tale meccanismo funzioni correttamente e produca un’effettiva semplificazione delle varie fasi in cui si articolano le transazioni internazionali, è necessario prima reingegnerizzare e semplificare, a monte, tutti i processi di lavoro e le procedure di import/export (in particolare quelle finalizzate all’emanazione di documenti ed atti amministrativi di competenza degli enti coinvolti in tale sistema: es. dogane, Ministeri ed agenzie governative varie), eliminando tutte le complessità e ridondanze che sono in grado di generare inefficienze procedurali. Per far ciò è necessario a sua volta partire da una mappatura delle procedure esistenti, nel loro concatenarsi e reciproco combinarsi.

L’UNESCAP, ossia la Commissione Economica e Sociale per l’Asia ed il Pacifico delle Nazioni Unite, ha sviluppato a tale proposito, fin dal 2009, in collaborazione con l’UNECE (Commissione Economica per l’Europa delle Nazioni Unite) e l’UNNExT (Rete di esperti dell’area dell’Asia-Pacifico coinvolti nell’implementazione di sistemi di commercio elettronico e di facilitazioni commerciali), una Guida all’analisi dei processi per la semplificazione delle procedure commerciali. La guida offre una metodologia basata sul Business Process Modeling di ricostruzione analitica dei processi di import/export, e fornisce numerose raccomandazioni e consigli per il loro miglioramento. Essa suggerisce inoltre una serie di soluzioni per l’armonizzazione e la semplificazione delle procedure di commercio estero, nonché dei dati scambiati fra soggetti coinvolti nelle relative operazioni, tenendo conto degli  standard internazionali sviluppati in materia.

Il Business Process Modeling (BPM), in particolare, è una tecnica che rappresenta in maniera descrittiva i vari processi di import/export, nella loro situazione reale ("as-is"), arrivando a disegnare una situazione ideale in cui tali processi vanno ricostruiti e riconfigurati in maniera ottimale ("to-be"). L'analisi dell'"as-is" serve in particolare ad individuare i colli di bottiglia e definire i miglioramenti dei processi, che poi verranno documentati nella parte "to-be".