Administrative cooperation in the field of value-added tax (VAT): amendments to the Regulation (EC) n. 1798/2003

A common system of administrative cooperation and information exchange amongst the competent authorities of the member States (and between those States and the Commission), was introduced by the EU Council in 1992 - with the Regulation (EEC) n. 218 of 27 January 1992 - to ensure the correct application of VAT and an effective contrast against frauds concerning this tax. Afterwards, such a system was reformed with Regulation (EC) n. 1798/2003 of Council, of 7 October 2003 (and its implementing provisions, adopted with Regulation n. 1925/2004 of 29 October 2004), defining ways of cooperation amongst the Member States' administrative authorities responsible for the application of the legislation in the VAT field, to the supplies of goods and services, intra-Community acquisition of goods and importation of goods. The above Regulations also lay down the rules and procedures enabling the competent authorities of the Member States to cooperate and to exchange with each other any information that may help them to effect a correct assessment of VAT.

(continues …in Italian)

In base al sistema di cooperazione amministrativa e di scambio di informazioni in materia di IVA, ciascuno Stato membro designa un ufficio centrale unico quale responsabile principale dei contatti con gli altri Stati membri, informandone la Commissione e gli altri Stati membri. L’autorità competente di ciascuno Stato membro (in Italia, il Capo del Dipartimento delle Politiche Fiscali del Ministero dell’Economia e Finanze) a sua volta può designare ulteriori servizi di collegamento o funzionari competenti, con competenza territoriale specifica o responsabilità funzionale specializzata, i quali devono informare il suddetto ufficio centrale ogni volta che trasmettono o ricevono una richiesta di assistenza o una risposta a una tale richiesta. 

Lo scambio di informazioni, in particolare può avvenire con le seguenti modalità:

1. Sulla base di una richiesta esplicita: l’autorità competente di uno Stato membro può rivolgere una richiesta specifica di informazioni all’autorità competente di un altro Stato membro, al fine di ottenere ogni informazione idonea a permettere il corretto accertamento dell’IVA. Per l’ottenimento di tali informazioni, l’autorità interpellata può far eseguire indagini amministrative, le quali possono essere sollecitate dall’autorità richiedente anche nella stessa richiesta. Le richieste di informazioni e di indagini amministrative sono trasmesse mediante un formulario tipo riportato in allegato al Reg. (CE) n. 1925/2004. Per quanto riguarda i termini per la comunicazione delle informazioni, l’autorità interpellata deve effettuarla al più presto e, comunque, entro tre mesi dalla data di ricevimento della richiesta. Se le informazioni in questione sono già in possesso dell’autorità interpellata, il termine è ridotto ad un periodo massimo di un mese (termini diversi possono tuttavia essere convenuti tra le autorità interpellate e le autorità richiedenti). Qualora non sia possibile rispondere alla richiesta entro il termine previsto, l’autorità interpellata deve informare immediatamente per iscritto l’autorità richiedente delle circostanze che ostano al rispetto di tale termine, indicando quando ritiene che le sarà possibile dare seguito alla richiesta.
2. Attraverso la presenza negli uffici amministrativi e la partecipazione alle indagini amministrative di funzionari dell’autorità richiedente: funzionari debitamente autorizzati dell’autorità richiedente possono essere, previo accordo con l’autorità interpellata, distaccati negli uffici amministrativi dello Stato membro nel quale ha sede quest’ultima. Tali funzionari possono anche essere presenti durante le indagini amministrative al fine di scambiare informazioni, senza però arrivare ad esercitare i poteri di controllo di cui sono titolari i funzionari dell’autorità interpellata. Ai fini dello scambio di informazioni due o più Stati membri possono convenire di procedere, ognuno nel proprio territorio, a controlli simultanei della situazione tributaria di uno o più soggetti passivi che presentino un interesse comune o complementare, nel caso in cui tali controlli appaiano più efficaci di un controllo eseguito da un solo Stato membro.

3. Tramite lo scambio di informazioni senza preventiva richiesta: l’autorità competente di ogni Stato membro procede ad uno scambio automatico o a uno scambio automatico organizzato delle informazioni nelle seguenti situazioni:

   • se la tassazione deve aver luogo nello Stato membro di destinazione e l’efficacia del sistema di controllo dipende necessariamente dalle informazioni fornite dallo Stato membro di origine; 
   • se uno Stato membro ha motivo di credere che nell’altro Stato membro è stata o potrebbe essere stata violata la legislazione sull’IVA;
   • se esiste un rischio di perdita di gettito fiscale nell’altro Stato membro.
4. con uno scambio spontaneo di richieste: le autorità competenti degli Stati membri possono infine trasmettersi reciprocamente, in qualsiasi situazione, tutte le informazioni in loro possesso.

Ciascuno Stato membro tiene una banca dati elettronica nella quale archivia ed elabora le informazioni. L'archiviazione dura per un periodo di almeno cinque anni a decorrere dalla fine dell’anno civile in cui si deve consentire l’accesso alle stesse. Sulla base di tali informazioni, l’autorità competente di uno Stato membro può ottenere da ogni altro Stato membro, mediante comunicazione automatica ed immediata o accesso diretto, le seguenti informazioni:

• i numeri di identificazione IVA attribuiti dallo Stato membro che riceve le informazioni;
• il valore totale di tutte le cessioni intracomunitarie di beni effettuate alle persone titolari di detti numeri da tutti gli operatori identificati ai fini IVA nello Stato membro che fornisce le informazioni.

Unicamente ai fini della prevenzione delle violazioni della legislazione in materia di IVA, l’autorità competente di uno Stato membro ottiene, quando lo ritenga necessario per controllare gli acquisti intracomunitari di beni, comunicazione automatica e immediata di tutte le informazioni seguenti:

• i numeri d’identificazione IVA delle persone che hanno effettuato le cessioni intracomunitarie di beni;
• il valore totale delle suddette cessioni effettuate alle persone interessate titolari di un numero di identificazione IVA.

In tale ambito, l’accesso all’informazione deve avvenire al più presto e, comunque, entro tre mesi dalla fine del trimestre civile al quale le informazioni si riferiscono. Le autorità nazionali competenti registrano tali informazioni in banche dati elettroniche e le scambiano con mezzi elettronici.

La rete necessaria per consentire lo scambio delle suddette informazioni tra Stati membri è la rete di comunicazione/interfaccia comune di sistema CCN/CSI, sviluppata dalla Comunità per assicurare le trasmissioni per via elettronica tra le autorità competenti nel settore delle dogane e dell'imposizione.

L’autorità interpellata di uno Stato membro fornisce all’autorità richiedente di un altro Stato membro le informazioni che permettono il corretto accertamento corretto dell’IVA a condizione che:

• il numero e il tipo delle richieste d’informazioni presentate in un determinato periodo di tempo dall’autorità richiedente non impongano all’autorità interpellata un onere amministrativo eccessivo;
• l’autorità richiedente abbia esaurito le fonti di informazione consuete che avrebbe potuto utilizzare, a seconda delle circostanze, per ottenere le informazioni richieste senza rischiare di compromettere il raggiungimento del risultato perseguito.

In caso di rifiuto di una richiesta di assistenza, l’autorità interpellata deve sempre informare l’autorità richiedente dei relativi motivi.

La trasmissione di informazioni può anch’essa essere rifiutata qualora comporti la divulgazione di un segreto (commerciale, industriale o professionale) o di una informazione la cui diffusione sia contraria all’ordine pubblico.

Il Regolamento (CE) n. 1798/2003 aveva subito alcune modifiche già lo scorso anno, con il Regolamento (CE) n. 143/2008, modifiche che entreranno in vigore a decorrere dal 1° gennaio 2010. Queste riguardano in particolare:

• la comunicazione dei dati raccolti dallo Stato membro allo Stato membro in cui è stabilito il destinatario;
• lo scambio, con mezzi elettronici, delle informazioni relative al rimborso a favore dei soggetti passivi non stabiliti nello Stato membro di rimborso al fine di evitare un onere amministrativo eccessivo.

Ora, con il nuovo Regolamento (CE) n. 37/2009 del Consiglio del 16 dicembre 2008, la disciplina sulla cooperazione amministrativa in materia di IVA viene nuovamente ritoccata per conformarla alla Direttiva 2006/112/CE (così come modificata dalla Direttiva 2008/117/CE del Consiglio, del 16 dicembre 2008, adottata in contemporanea al Reg. 37/2009), oltre che per contrastare con maggiore efficacia le frodi in materia di IVA e favorire al contempo un più rapido scambio di informazioni tra gli Stati membri.

A tal fine, il nuovo Regolamento dispone che gli Stati membri devono raccogliere e scambiare le informazioni sulle operazioni intracomunitarie il più rapidamente possibile. Il termine massimo entro il quale le autorità competenti degli Stati membri devono consentire l’accesso alle informazioni archiviate nelle banche dati elettroniche di cui sopra, viene portato ad un mese, calcolato dalla fine del periodo al quale le informazioni si riferiscono.

Gli Stati membri dovranno conformarsi al Reg. (CE) n. 37/2009 con effetto al 1° gennaio 2010. L’entrata in vigore è prevista a partire dalla stessa data.

Per quanto riguarda invece la Direttiva 2008/117/CE del Consiglio, essa, come si è accennato, interviene sul testo della Direttiva 2006/112/CE al fine di porre rimedio ad alcune carenze riscontrate al regime intracomunitario dell’IVA, in particolare in relazione al sistema di scambio delle informazioni sulle cessioni di beni all’interno della Comunità, ritenute una delle cause principali delle frodi in materia di IVA. Il tempo che intercorre tra un’operazione e lo scambio delle relative informazioni nell’ambito del sistema di scambio di informazioni sull’IVA ostacola infatti l’uso efficace delle informazioni stesse ai fini della lotta contro la frode. Di conseguenza, si è ritenuto necessario che l’amministrazione dello Stato membro nel quale l’IVA è esigibile, disponga di dette informazioni sulle cessioni intracomunitarie di beni entro un termine non superiore a un mese.

La Direttiva in oggetto stabilisce, ancora, che ciascuno Stato membro può autorizzare gli operatori stabiliti nel proprio territorio a presentare con cadenza trimestrale gli elenchi riepilogativi relativi alle cessioni intracomunitarie di beni, laddove il relativo importo non sia significativo. Inoltre, la stessa possibilità viene prevista con riferimento alle informazioni relative alle prestazioni intracomunitarie di servizi.

Dopo un anno di applicazione delle nuove disposizioni, la Commissione verificherà l’impatto della nuova normativa (e dell’accelerazione dello scambio di informazioni che ne consegue), sulla capacità degli Stati membri di lottare contro le frodi relative all’IVA, al fine di determinare se occorre mantenere in vita le opzioni sopra citate relative alla presentazione trimestrale degli elenchi riepilogativi.

Consulta il Regolamento 37/2009